Dokumenter på SharePoint: Er brugen af mapper en god idé?

God planlægning af dokumenthåndtering i SharePoint med informationsarkitektur- og forvaltning er afgørende for god interaktion og genfinding af virksomhedens indhold. Mange virksomheder afsætter for lidt tid på god planlægning under opsætning af løsningen, og opdager efterfølgende, at de kun har kopieret virksomhedens filservere uden at drage nytte af SharePoints styrker.

Brugen af mapper i SharePoint har i årevis været en diskussion i SharePoint miljøet. De der har en mening om emnet, har delt sig i to lejre: Dem som ikke ser nogen grund til at stoppe med mapper, og dem der kender den stigende frustration ved synet at dybe mappestrukturer på SharePoint. Det er gået så vidt, at “F-ordet” i nogle miljøer er synonymt med “mapper”, fremfor det mange normalt forbinder med udtrykket.

I de miljøer, hvor man har brugt filservere siden 70’erne, virker det helt naturligt at fortsætte med det, hvis virksomheden ønsker, at medarbejderne gemmer oplysninger i SharePoint i stedet for på fællesområderne. For dem virker det irrationelt at erstatte mapper med en flad struktur, og forslaget om at stoppe med det skaber ofte stort engagement og højtlytte diskussioner.

Sharepoint mappestruktur

Mappestruktur: Ofte er det kun virksomhedens filservere, der kopieres over på SharePoint, uden der bliver gjort brug af værktøjets fordele ved informationsarkitektur- og forvaltning.

Fortalerne for den flade dokumentstruktur er af en helt anden opfattelse. Argumenter, såsom at man behøver oplæring i mappestruktur, når man starter som ny i en afdeling, synes gammeldags og forældet, og det faktum at man aldrig finder det, man har gemt i mapperne, anvendes hyppigt.
SharePoint har desuden andre begrænsninger, der giver dårligere funktioner, hvis man bruger mapper:
• Søgefunktionalitet: Selvom søgningen i de nyere SharePoint versioner er væsentligt forbedret, vil man dog fortsat svække søgningen, hvis dokumentet er gemt i en mappestruktur.
• Tidsforbrug til navigation: Det tager tid at klikke rundt i en mappestruktur, hvis man ikke ved, hvor dokumentet er gemt. Og det tager ligeledes længere tid for brugeren at indlæse mappestrukturen.
• Lange URL’er: SharePoint sætter tegnene » =%20″ i URL’en, hvis det er gemt i en mappe. ”Grimme” URL’er som denne er ikke ualmindeligt: https://firmanavn.område.com/tilbud/SitePages/Hjemmeside.aspx?RootFolder=%2Ftilbud%2FDelte%20dokumenter%2F01%20Mal%20for%20mappestruktur%
20tilbud%2F05%2E%20Kontrakt&FolderCTID=0x077000F6E8ED425DFF594B949EF499B778CA2&View=%7B3EC368D4-313D-4387-A3A1-67B50F117E8C%7D
• Begrænsninger på antal tegn i URL: Der ligger en begrænsning på 259 tegn i en URL. Overskrides denne grænse, vil du få problemer med at gemme dokumentet.
• Øget chance for fejl: Dybe mappestrukturer giver øget chance for fejlmeddelelser.
• Kun én kategori: Dokumenter gemt i en mappe er kun i kontekst af mappens navn; det er ikke muligt at tilføje en kategorisering af selve mappen.
• Dubletter: Gemmes en fil flere steder eller i flere mapper, vil du skabe dubletter, der senere hen kan vanskeliggøre at finde frem til, hvilken version der er den gyldige.
• Begrænsning i antallet af elementer: Et SharePoint bibliotek har en begrænsning på 5000 elementer for at fungere optimalt. En mappe tæller som et element. Det er derfor ikke hensigtsmæssigt at bruge 2500 af de elementer man har til rådighed, på mapper der indeholder et lille antal dokumenter.
• For frit: Alle brugere, som kan gemme et dokument, kan oprette en ny mappe. Da de fleste af os har forskellige mentale strukturer, i forhold til hvordan vi grupperer ting, vil det kun tage få øjeblikke, før vi er tilbage til den samme dybe mappestruktur, som man havde på filserveren.
• Fragmentering af adgangsstruktur: Nogle organisationer gør brug af adgangsstrukturer, der er lige så avanceret som mappestrukturer. Det er muligt at tilføje forskellige adgange til mapper på SharePoint, men selve kontrollen, over hvem som rent faktisk har adgang til dokumenterne i en mappe, forsvinder den dag personen med det overordnede overblik forlader virksomheden.
• At finde antallet af dokumenter: Hvor mange dokumenter indeholder en mappe? Hvor langt er et reb? Spørgsmålene er som regel lette at besvare.
• Ikke muligt at tilføje metadata: Man kan ikke tilføje egne felter med egne oplysninger til mapper.

Hvordan finder vi noget frem uden mapper?

Der findes gode måder at strukturere dokumenter i SharePoint uden brugen af mapper. Begrebet “metadata” er kendt blandt de, som arbejder med SharePoint, og begrebet er vigtigt at forstå, hvis man ønsker at strukturere indholdet på platformen. Metadata er et begreb, der siger noget om data om data. I udsagnet: ”prisen på æblet er 7,00 kr.” er “7,00 kr.” data, mens “prisen” er metadata. “Prisen” siger noget om den type data, “7,00 kr.” er.
Der er forskellige måder at tilføje metadata i SharePoint for at strukturere information. En af metoderne er brugen af ekstra kolonner. Kolonner kan oprettes i både dokumentbiblioteker (SharePoint betegnelsen for en hovedmappe) og/eller som en fælles kolonne for alle dokumentbiblioteker der findes for et område. Brugen af kolonner giver muligheder for at skabe forskellige visninger af indholdet, således at man selv kan give brugerne forskellige måder at se, hvad der er relevant for dem, og uden at indholdet er låst i en kategori.

Man har også mulighed for at oprette centralt styret metadata. Disse metadata-tags kan styres af et fælles, centralt team i organisationen og gøres tilgængeligt på tværs af virksomhedens SharePoint installationer. Hvis et metadata-tag ændres, er det kun nødvendigt at opdatere det ét sted, og det vil således ændre sig automatisk alle de steder, hvor det bruges.

Brug af indholdstyper kan også være et alternativ. En indholdstype kan indeholde et fast antal egne kolonner med dine metadata, som kun er relevant for én type indhold, og indholdstypen kan tilføjes til et dokumentbibliotek, hvor den er relevant, uden at den ansvarlige skal bygge de ekstra kolonner manuelt ind i løsningen.

Sharepoint

TILGÆNGELIGHED: Der er forskellige måder at tilføje metadata i SharePoint i forhold til strukturering af information. Det gør genfindingen af de rigtige oplysninger nem.

”Nogle gange er det all right” med mapper

Er der tidspunkter, hvor man bør bruge mapper? Ja, absolut. At undgå brugen af mapper på SharePoint er en anbefaling og ikke en absolut regel. I nogle tilfælde kan det endda betale sig at tilføje adgange til en mappe.

For eksempel: Ledelsen i en afdeling har et dokumentbibliotek i SharePoint med nøgletal for at følge præstationen. Afdelingslederen og den administrerende direktør skal have adgang til et ekstra sæt dokumenter, som offentliggøres af afdelingens controller. I stedet for at oprette et særskilt dokumentbibliotek til de personfølsomme dokumenter, kan man oprette en mappe, som kun controlleren, afdelingslederen og den administrerende direktør har adgang til. De personer, der har adgang til de personfølsomme dokumenter, vil være i stand til at se alle dokumenter på ét sted, mens de andre brugere ikke kan se, at der findes en skjult mappe blandt de øvrige dokumenter.

Automatisk tagging er et andet scenarie, hvor det rent faktisk kan være smart at bruge mapper. SharePoint har en funktion, som giver mulighed for at indstille automatisk tagging af alle dokumenter der bliver lagt ind i en mappe. Ønsker du, at alle dine produktbeskrivelser bliver mærket “produktbeskrivelse”, kan løsning være at lægge dem i en mappe, der automatisk tilføjer dette tag, uden brugeren skal tage stilling det. Dokumenterne vil være lette at finde ved at søge efter tagget.

Næste version

Om begrænsningerne i SharePoint er de samme i fremtiden er svært at vide. Det er allerede en del af Microsofts road map at fjerne begrænsningen på 259 tegn i en SharePoint URL til den næste SharePoint on-premises. For de brugere der benytter OneDrive i Office365, kan man allerede nu tilføje egen metadata til en mappe, og mappen kan ses i forskellige Views på samme måde som dokumenter, der er gemt separat. Om dette er et “sneak peak” på hvad der sker i SharePoint 2016 vides ikke, men brugen af denne funktion giver stadig mange nye og spændende muligheder for dokumentstrukturer.
En god og gennemtænkt plan for hvordan virksomhedens indhold skal struktureres, er vigtig, uanset hvilken løsning man ønsker at bruge. Selvom planlægning tager tid, tager det endnu længere tid at rydde op bagefter.

 

Indlæg af:

Jill W. Mathisen er Consulting Manager i Sopra Steria Business Consulting afdelingen Digital Channels. Jill har arbejdet med SharePoint og interaktion i løbet af de seneste otte år. Hun kender SharePoint både som projektleder, konsulent og informationsarkitekt, og hun er vant til at oprette dele af løsningen selv.

Skriv et svar