Tid til at samarbejde! Om brugen af designmetoder og co-creation i IT-projekter

En mand og en kvinde skriver på et whiteboard

De af os der på et tidspunkt har boet i en andelslejlighed, været medlem i en idrætsklub eller haft børn i børnehaven, er alle bekendte med, hvad det at gøre en fælles indsats og samarbejde betyder. I dette indlæg deler vi erfaringer om brugen af en samarbejdstankegang – også kendt som “co-creation” – inden for produkt- og serviceudvikling i den offentlige sektor.

Af Andrea Kümmerle og Vidar Degrum

Begrebet co-creation kommer fra Design Thinking eller servicedesign, og er et koncept, som har vundet mere og mere opmærksomhed og anvendelse i den offentlige sektor, se for eksempel Gutstochange.

Før vi går i dybden med co-creation, så lad os først give jer lidt baggrundsinfo om et af de projekter, hvor vi har arbejdet med netop dette:

Vores projekt: online læring i den offentlige sektor

På samme måde som digitalisering og «streamingtjenester» har nået musik og video, så er det for mange blevet lige så naturligt at gennemføre uddannelser og kurser online som i et fysisk klasselokale. Fordelene er åbenlyse: Har du en PC eller tablet med internetadgang, så kan du uddanne dig inden for stort set hvad du måtte ønske. Dette kan let gøres fra din egen sofa midt om natten, hvis det passer dig bedre end at møde morgentræt op i et auditorium.

Vi blev givet følgende udfordring af kunden:

Hvilken arkitektur og funktionalitet bør en digital læringsplatform have, når målgruppen potentielt set er alle ansatte i den offentlige sektor? Opgaven må siges at have været ganske formidabel. Vi måtte identificere, klassificere og prioritere behovene for virksomheder, som varierer i størrelsen fra 50 ansatte til flere tusinde, og med alt fra ingen strategi for kompetenceudvikling til virksomheder med egne fuldt ud operative digitale læringssystemer.

Læs også: Hvordan lykkes du med gevinstrealisering?

Faserne i Design Thinking metoden

Vi valgte at følge Design Thinking metoden på dette projekt. Denne består af følgende faser:

What is? Her analyserede vi den nuværende situation samt behovene gennem dybdegående kvalitative interviews. Vi strukturerede og kategoriserede resultaterne og genererede indsigt ved at skabe personas. Derudover gennemførte vi en kvantitativ spørgeundersøgelse med det formål at få be- eller afkræftet resultaterne af interviewene fra en større brugergruppe.

What if? I denne fase kiggede vi på rammerne og mulighederne for en løsning. Vi gennemførte en idéworkshop med det formål at generere så mange idéer som muligt til elementer i designet af løsningen (virksomhedsarkitektur).

What wows? I forrige fase havde vi tænkt bredt og uden begrænsninger. Nu var det tid til at prioritere og udvælge de idéer til løsningen, vi troede på. Vi kombinerede derefter idéerne til tre forskellige løsningsforslag.

What works? Nu var det tid til at samarbejde! Vi samlede en gruppe brugere i tre forskellige workshops, hvor vi sammen evaluerede, diskuterede og videreudviklede løsningsalternativerne til et fælles løsningsforslag. Løsningsalternativerne blev præsenteret som enkle todimensionelle prototyper i form af en kort historie tegnet på store ark. Det gjorde det nemt for brugerne at sætte sig ind i og forstå løsningsforslaget.

«Udvikling i fællesskab» er stikordet for co-creation:

Intentionen bag co-creation er at involvere målgruppen og brugerne for at, i fællesskab med leverandøren, skabe en løsning der optimerer den oplevede nytte og fordel for dem, der skal bruge løsningen. Vi kan tænke på co-creation som en proces, hvor kunder eller (for)brugere involveres i produkt- eller ydelsesudviklingen på et så tidligt tidspunkt, at de har en reel indflydelse på det færdige produkt eller ydelse.

Co-creation behøver ikke være begrænset til kunders behov og produktudvikling, men kan lige så nemt handle om, at den offentlige sektor ønsker at få kompetent input fra borgere og andre interessenter i udformning af politik => ydelsestilbud => ydelsens kvalitet og (omkostnings)effektivitet.

Normalt gennemføres co-creation workshops med én efter én bruger ad gangen, men vi valgte i dette tilfælde at køre workshops, hvor vi inviterede flere virksomheder til samme workshop. Vi sørgede imidlertid for, at virksomhederne vi valgte at invitere til samme workshop også kunne tildeles samme persona for at undgå de store modsætninger i workshoppen. På den måde kunne vi fokusere på én brugertype ad gangen.

Læs også: Customer Centric Transformation i den digitale tidsalder: Fra forretningsstrategi til platformsvalg

Stor iver og entusiasme

Som tidligere nævnt brugte vi todimensionelle prototyper til at visualisere forskellige løsningsforslag, som vi bad workshop-deltagerne om at evaluere. Med andre ord tegnede vi tre forskellige storyboards (altså korte historier tegnet på store ark), som beskrev tre forskellige alternativer for løsningen. Det gjorde det enkelt for brugerne at sætte sig ind i og forstå løsningsforslagene:

  1. Først bad vi deltagerne om at bruge røde post-it lapper til at skrive eller tegne de negative ting ved et løsningsforslag, og derefter bruge grønne post-it lapper til at skrive de positive ting. Denne øvelse blev gennemført som «brainwriting». Det vil sige, at alle skriver i stilhed for sig selv, og derefter sættes post-it lapperne direkte på storyboardet. På den måde kunne vi nemt se, hvilken løsning der blev den foretrukne.
  2. Derefter bad vi deltagerne om at vælge den foretrukne løsning, og sammen byggede vi videre på den. Vi fjernede de funktioner, som var unødvendige, og tilføjede de elementer som var blevet fremhævet som positive ved de andre løsninger.

Denne tilgang var ny for vores deltagere, men de gik til opgaven med stor iver og entusiasme og delte ivrigt ud af deres egne erfaringer. Det skabte gode diskussioner om hvilke(n) funktion(er), der var vigtig, og hvilke(n) der var mindre vigtig i de tre skitser til en digital læringsplatform, som de skulle tage stilling til.

Enkle virkemidler

Der er ikke behov for en avanceret prototype for at vise brugere, hvordan en løsning kan se ud og for at involvere dem i udviklingen af en løsning. Der er heller ikke behov for lang tid til at få det i stand. Brugerinvolvering kan opnås ved hjælp af relativt enkle virkemidler, og i løbet af bare én workshop kan man opnå ganske meget.

Resultaterne fra vores co-creation workshops var helt centrale for anbefalingen af den digitale læringsarkitektur, og «interessenterne» havde lagt både hjerne og hjerte i arbejdet. Samarbejdsånden fungerer også i forretningssammenhæng!

 

Skrevet af:

Andrea Kümmerle arbejder som forretningsrådgiver i Sopra Steria. Hun har mange års erfaring med projektledelse, behovsanalyse, procesudvikling, oplæring og kompetenceoverførsel i forbindelse med implementering af nye IT-løsninger. De seneste år har hun arbejdet med læringsplatforme og –værktøj, og er optaget af hvordan digital teknologi kan bruges på en god og effektiv måde til at understøtte læring og målrettet kompetenceudvikling i virksomheder.

Vidar Degrum arbejder som forretningsrådgiver i Sopra Steria. Han har bred erfaring fra den private og offentlige sektor, både inden for operative ydelsesleverancer såvel som strategisk rådgivning. Han kombinerer en økonomisk uddannelse med praktisk erfaring fra et bredt sæt af roller inden for IT; drift, forvaltning, projektledelse, intern revision og rådgivning.

Sopra Steria is an European leader in digital transformation. Combining high quality and performance services, added value and innovation, Sopra Steria enables its clients to make the best use of digital technology.

Skriv et svar