Hvad er det vigtigste nu?

Denne artikel blev først publiceret i Projektledelse #2019-1. Forfatterne er Michael Andersen, Senior Consultant i Sopra Steria og Henrik Hajslund, Consulting Manager i Sopra Steria.

I en foranderlig verden, hvor time to market for mange er forskellen på succes og fiasko, er en hurtig, effektiv og gennemsigtig prioritering en afgørende succesfaktor. Det er af essentiel betydning at kende mål og strategi, således at hvert valg er baseret på netop den valgmulighed, der betragtes som vigtigst eller vigtigere end noget andet. Hvis hurtige beslutninger skal træffes, bør vi ikke blive forsinket af en diskussion om, hvad der er vigtigst netop nu.

Prioritering er en naturlig del af vores hverdag, og noget vi gør konstant, bevidst såvel som ubevidst. Nogle elementer bliver opprioriteret, fordi vi har mere lyst til én ting frem for andet, eller fordi vi generelt har en præference. Nogle aktiviteter gennemfører vi i stedet for andre, da der er en konsekvens, hvis ikke vi gør det. I andre situationer kan den manglende vilje til at gøre noget ubehageligt medføre en nedprioritering eller fravalg af en aktivitet. At undlade at prioritere er også en prioritet!

Generelt betyder en prioritering, at vi fokuserer på den valgmulighed, vi finder vigtigst eller vigtigere end andet. I dette ligger både et valg, et fravalg og en sekvens, hvori vi ønsker, at aktiviteter gennemføres.

Det svære ved at prioritere med andre

Personlige prioriteringer er relativt lette at gå til, idet den enkelte selv kan bestemme regelsættet for til- og fravalg fra gang til gang, således at udfaldet bliver det ønskværdige i situationen.

Det svære ved prioritering opstår, når der er mere end to alternativer at vælge imellem, og der er mere end én person involveret i et valg. Sådanne situationer stiller krav til fastlagte spilleregler og beslutningsparametre, hvis en prioritering skal forløbe effektivt. Disse spilleregler og prioriteringsparametre bør altid fastsættes, inden man starter med at prioritere, således at prioriteringen resulterer i det valg, der er vigtigst i forhold til strategi og målsætning.

Undlader man at starte med spillereglerne, bliver det resultatet af prioriteringen, der bestemmer strategien, hvilket er uhensigtsmæssigt. I sådan en situation vil strategien konstant udvikle sig, i takt med de prioriteringer man foretager.

Hverdags dilemma opstår alle steder

Forestil dig, at du står med et barn i et supermarked og skal vælge mellem at købe kager eller æbler. Hvad er det rigtige valg? Skal jeg som voksen vælge æblet, den gode samvittighed og være tro mod sundhedsidealer, vel vidende at barnet kommer til at plage for kage eller andre søde sager resten af indkøbsturen? Dette vil udfordre min tålmodighed og øge risikoen for, at jeg som voksen svarer barnet i et mindre behageligt tonefald.

Jeg kan også vælge at sige „ja“ til kage og til barnet, og dermed få en fredfyldt indkøbstur samt et barn, der glæder sig til at spise sin kage. Dette valg kan dog give dårlig samvittighed, da jeg giver efter for det usunde fremfor at give barnet sunde vaner. I denne situation kan der ligeledes opstå et eksternt pres i form af blikke fra andre handlende omkring mig, og spørgsmålet er, om jeg kan stå imod og ikke beskylde mig selv for det valg, jeg tager.

Der findes næppe et korrekt svar på dette dilemma, og mange vil sige, at deres svar er situationsafhængigt. Valget i supermarkedet kan altså tages ud fra mange forskellige parametre. Er det barnet eller dig, der skal bestemme? Vil du tage det sunde valg? Ønsker du at undgå et skuffet barn? Vil du undgå at bruge den næste time på at forklare barnet, hvorfor æbler er bedre end kager? Tør du tage den upopulære beslutning og trodse andres reaktioner?

Læs også: VM i fodbold er en lektion i god porteføljestyring

Planlæg din prioritering

Sådanne situationer kalder på forberedelse og planlægning. Hvilke overvejelser er vigtige, og hvornår skal nogle valg prioriteres højre end andre. Det er i alle tilfælde godt at afveje, hvilke parametre for prioriteringer der er vigtige, inden man står og skal prioritere (tage lederskab).

Hvis vi fastlægger en strategi og målsætning for vores indkøb, inden vi går ind i supermarkedet, har vi mulighed for at fastsætte, hvorvidt vi kun vil købe sundt eller sødt, og dermed undgå at blive fanget i kage- og æbledilemmaet. Med fokus på målet, vil vores prioritet ikke blive påvirket af situationen, men vil derimod være rettet mod at realisere det opsatte mål. Men opnår vi således det, vi ønsker at opnå!

Hvor skal vi stille skarpt

Sætter vi valget mellem det sunde æble og den søde kage i relation til prioriteringer i virksomheder, er der ikke den store forskel. I virksomheder bliver det blot mere komplekst, da valg og prioritering kan påvirke mange, og da flere voksne ofte skal prioritere sammen. Dette gør det ikke nemmere, med mindre man har forberedt en plan for, hvordan der skal prioriteres (skabe fælles lederskab).

Her er virksomhedens strategi og målsætning vejviser for den værdi, der skal prioriteres mellem, når der skal vælges mellem æbler eller kager. Ud fra strategi og målsætning skal der udarbejdes en klar plan for, hvordan der skal prioriteres, når man står og skal vælge, hvad der er vigtigst nu. Men også her er det som i supermarkedet den „voksne“, der skal træffe det kvalificerede valg og dermed har mandatet for virksomheden til at vælge, hvilke valg giver virksomheden størst værdi. Det er derfor vigtigt at forberede en plan for, hvordan der skal prioriteres, inden selve valget forekommer. Hvad end du skal træffe et valg i supermarkedet eller på arbejdspladsen, skal valget være i overensstemmelse med din strategi og målsætning der er for virksomheden. Hverdagens problemstillinger er således ikke anderledes end virksomhedens prioritering mellem projekter. Der er løbende valg og fravalg.

Skriv et svar